Uma transformação digital completa deve começar por organizar toda informação em registros digitais. A procura por um determinado documento físico pode exigir horas de estudo e análise de cada armário ou gaveta. Também existe a chance de esses arquivos em papel serem perdidos devido a riscos como incêndio ou deterioração gradual, o que não é uma boa notícia se eles contiverem informações confidenciais ou vitais.
De acordo com o The Paperless Project (via Medium), “cerca de US$ 120 bilhões são gastos em formulários e documentos impressos por corporações americanas, a maioria dos quais se torna obsoleta em três meses”. Dividindo os cinco benefícios dos registros digitais:
Preciso e atualizado
O benefício mais óbvio e potencialmente importante dos registros digitais é a capacidade de atualizar, editar e ter melhor visibilidade do controle de versão do documento com facilidade quando as informações são armazenadas digitalmente. Especialmente se seus registros forem automatizados em uma solução de software, os dados podem ser mais confiáveis e precisos, removendo o erro humano e garantindo que você esteja sempre confiante de que seus dados financeiros, de funcionários e clientes estão corretos.
Acessível de qualquer lugar
Se seus documentos e dados comerciais estiverem armazenados digitalmente, em um sistema central de CRM e software, as informações podem ser acessadas por todos os membros da equipe que precisam delas, removendo o desafio de um funcionário ter acesso apenas às informações do cliente, por exemplo. Além disso, as principais informações de negócios podem ser acessadas fora do escritório, permitindo que a equipe tenha horários de trabalho mais flexíveis e que os representantes de campo acessem as principais informações dos clientes em qualquer lugar.
Colaboração em equipe
Se seus documentos puderem ser acessados por vários departamentos, isso promoverá a colaboração da equipe e permitirá que os membros trabalhem juntos em projetos, mesmo que não estejam localizados geograficamente no mesmo espaço. Você pode adicionar comentários a documentos on-line de maneira rápida e eficiente. Isso é especialmente importante em áreas criativas do negócio, mas também para departamentos que vendem diferentes produtos para o mesmo cliente.
Remove o preenchimento físico e o arquivamento
Longe vão os armários de arquivo feios e empoeirados que criam um ambiente de trabalho desordenado e prendem a equipe a um espaço de escritório. Isso não é apenas visualmente agradável, mas também elimina as horas gastas arquivando documentos. Além disso, você pode manter um histórico interminável de sua empresa sem ocupar espaço vital no escritório.
Melhora o atendimento ao cliente
A capacidade de manter infinitos dados históricos melhora a qualidade do atendimento ao cliente. Se o seu cliente tem uma consulta de suporte, deseja reordenar algo que comprou em 2001 ou precisa ver para quem suas faturas costumavam ser enviadas por e-mail, você pode responder facilmente às consultas do cliente com total visibilidade do histórico do cliente.
